Φόρμα αναζήτησης

Η σημασία των επαγγελματικών παρουσιάσεων

Του Δημήτρη Εργατούδη*

Σε άρθρο μου που δημοσιεύτηκε στον «Πολίτη» στις 27.11.11 με τίτλο «Αποτελεσματικές παρουσιάσεις», είχα αναφερθεί στην τεχνική των παρουσιάσεων χωρίς να κάνω ιδιαίτερη αναφορά στις επαγγελματικές παρουσιάσεις και συγκεκριμένα στις παρουσιάσεις που κάνουν στελέχη οργανισμών στους ανωτέρους τους.

Κάθε επαγγελματική παρουσίαση είναι μια ευκαιρία για το στέλεχος που θα την αναλάβει για να εντυπωσιάσει τους προϊσταμένους του. Αυτό ισχύει για όλες τις παρουσιάσεις, όμως μεγαλύτερη σημασία έχει η πρώτη παρουσίαση που θα κάνει ένα στέλεχος. Γι’ αυτό και το εν λόγω στέλεχος χρειάζεται να γνωρίζει το ακροατήριό του και να επιδιώξει να αριστεύσει μέσω ενός καλού προγραμματισμού.

Τι αναμένει το ακροατήριο

Το στέλεχος που θα κάνει την παρουσίαση, πέρα από τον προγραμματισμό που αναφέρεται πιο πάνω και είναι εμφανής κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, πρέπει να έχει υπόψη του και τα εξής:

  • Ο χρόνος του είναι περιορισμένος και πρέπει να τον αξιοποιήσει στο έπακρον.
  • Η παρουσίαση πρέπει να επικεντρωθεί στο συγκεκριμένο θέμα.
  • Εκείνα που ενδιαφέρουν έναν οικονομικό οργανισμό είναι το κόστος υλοποίησης μιας πρότασης, το κέρδος που θα προκύψει από αυτήν και ποιες επιπτώσεις θα έχει στον οργανισμό.
  • Για να πειστεί το ακροατήριο θα πρέπει να στηρίξει την πρότασή του σε αδιάσειστα στοιχεία και να υποβάλει συγκεκριμένη πρόταση.

Πρακτικές οδηγίες

Όσον αφορά την προετοιμασία και αυτή καθαυτήν την παρουσίαση, το στέλεχος πρέπει να έχει υπόψη του τα εξής:

  • Η παρουσίαση πρέπει να σχεδιαστεί εκ των προτέρων και να υποστηριχθεί με στοιχεία. Το στέλεχος πρέπει να κάνει δοκιμαστικές παρουσιάσεις πριν από την επίσημη παρουσίαση. Όσον αφορά τον σχεδιασμό, η καλύτερη μέθοδος είναι εκείνη της χαρτογράφησης της παρουσίασης. Δηλαδή η τοποθέτηση του θέματος μέσα σε έναν κύκλο, που θα περιστοιχίζεται από 3-4 άλλους κύκλους, στους οποίους θα τοποθετηθούν τα στοιχεία πάνω στα οποία θα στηριχθεί η παρουσίαση. Τα στοιχεία αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν έρευνα αγοράς, ανατροφοδότηση από τους πελάτες, πληροφορίες για τον ανταγωνισμό, τους υπολογισμούς του στελέχους κ.λπ.
  • Η παρουσίαση πρέπει να αναφέρεται στην αξιοποίηση ευκαιριών ή στην άμβλυνση προβλημάτων. Αυτά είναι κυρίως τα θέματα που ενδιαφέρουν την ηγεσία ενός οικονομικού οργανισμού.
  • Ποτέ δεν πρέπει να υποτιμώνται τυχόν κίνδυνοι που ελλοχεύουν. Αντίθετα, μια ειλικρινής ανάλυση των κινδύνων και ο τρόπος αντιμετώπισής τους είναι αυτά που ενδιαφέρουν το ακροατήριο.
  • Τα οπτικοακουστικά μέσα πρέπει να χρησιμοποιούνται με φειδώ. Περιστασιακή χρήση του χαρτοπίνακα βοηθά στην απόσπαση της προσοχής των παρευρισκομένων σε όσα παρουσιάζονται. Πριν από την παρουσίαση, το στέλεχος μπορεί να ζητήσει την άποψη του προϊσταμένου του ή/και των συναδέλφων του κατά πόσο τα οπτικοακουστικά μηνύματα είναι καλής ποιότητας, πλήρη και σαφή.
  • Αν κατά τη διάρκεια της παρουσίασης επιτρέπονται οι ερωτήσεις, το στέλεχος θα πρέπει να περιορίσει την παρουσίασή του στον μισό χρόνο που θα έχει οριστεί για τη συνεδρία. Π.χ. αν η συνεδρία ορίστηκε να διαρκέσει μία ώρα, τότε η παρουσίαση θα πρέπει να διαρκέσει μέχρι 30 λεπτά. Διαφορετικά δεν θα προλάβει να παρουσιάσει όσα θα θέλει.
  • Ιδιαίτερη σημασία έχει η «γλώσσα του σώματος», η οποία πολλές φορές υπερισχύει εκείνων που λέει ο παρουσιαστής. Αν φραστικά ο παρουσιαστής δείχνει ενθουσιασμό αλλά οι κινήσεις του είναι νωχελικές, το δεύτερο θα νικήσει το πρώτο.
  • Όσο περισσότερη εξάσκηση κάνει το στέλεχος πριν από την παρουσίαση, τόσο περισσότερη σιγουριά θα αισθάνεται κατά τη διάρκειά της. Και η σιγουριά αυτή θα φανεί και στο ακροατήριο.
  • Αν η πρόσκληση για την παρουσίαση δεν αφήνει μεγάλο περιθώριο χρόνου για προετοιμασία, η μόνη λύση είναι η εξάσκηση που αναφέρθηκε στην προηγούμενη παράγραφο. Αντίθετα, αν υπάρχει αρκετός χρόνος, και το στέλεχος είναι άπειρο σχετικά με τις παρουσιάσεις, μπορεί να παρακολουθήσει εντατικά σχετικά μαθήματα, τα οποία είναι πολύ βοηθητικά.
  • Όταν υποβάλλονται ερωτήσεις, το στέλεχος πρέπει να προστρέχει στη χαρτογράφηση που έκανε κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας. Αν δεν γνωρίζει μια απάντηση, δεν είναι ντροπή να απαντήσει ότι «δεν γνωρίζει αλλά θα το ψάξει και θα απαντήσει το συντομότερο σε όλους τους παρευρισκόμενους». Και να το κάνει.

 

Επίλογος

Οι παρουσιάσεις έγιναν πλέον καθημερινό φαινόμενο στους μεγάλους οργανισμούς. Πολλοί τις χρησιμοποιούν και ως μέρος της διαδικασίας προσλήψεων στελεχών. Μετά την πρόσληψη, είναι η κύρια μέθοδος ενημέρωσης της διεύθυνσης για σημαντικά θέματα (προϋπολογισμός, οικονομικά αποτελέσματα, αναδιαρθρώσεις τμημάτων), ακόμη και για θέματα ρουτίνας όπως είναι μια νέα διαφημιστική καμπάνια, ένα νέο προϊόν ή μια νέα υπηρεσία κ.λπ.

*Αφυπηρετήσαντος (2006) ανώτερου διευθυντή της Λαϊκής Τράπεζας και fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου

 

 

ΣΧΕΤΙΚΑ ΑΡΘΡΑ