Η ανατροφοδότηση το 2024

Η ανατροφοδότηση είναι λέξη που σχετικά πρόσφατα αρχίσαμε να χρησιμοποιούμε, αφού δεν τη βρίσκουμε στα παλιά ορθογραφικά-ερμηνευτικά λεξικά (Δημητράκου, Σακελλαρίου, Παπασταματίου, Ιωαννίδη κ.ά.). Αντίθετα, θα τη βρούμε στα νεότερα λεξικά (Μπαμπινιώτης, Τεγόπουλος-Φυτράκης, Χρυσοβιτσιώτης-Σταυρακόπουλος κ.ά.).

Αναλυτικότερος είναι ο ορισμός που δίνει ο καθηγητής Μπαμπινιώτης: «Ανατροφοδότηση είναι η εκ νέου τροφοδότηση, η συντήρηση, η ενίσχυση με νέα στοιχεία».

Εισαγωγή

Η πετυχημένη ανατροφοδότηση είναι ένα χρήσιμο εργαλείο στα χέρια των προϊσταμένων, το οποίο, αν χρησιμοποιήσουν σωστά, θα βοηθήσουν στην ανάπτυξη, βελτίωση και ανέλιξη των υπαλλήλων τους, και στην πρόοδο του οργανισμού στον οποίο εργάζονται.

Μια εποικοδομητική ανατροφοδότηση παρωθεί τους υπαλλήλους να εργάζονται με περισσότερο ζήλο. Λέγοντας εποικοδομητική ανατροφοδότηση εννοούμε ότι αυτή δεν πρέπει να περιορίζεται μόνο στα σημεία στα οποία ο υπάλληλος χρειάζεται βελτίωση, αλλά πρώτα να συγχαίρεται ο υπάλληλος για τις επιτυχίες του. Κατά τη διάρκεια της ανατροφοδότησης ο προϊστάμενος πρέπει να επιδεικνύει ενσυναίσθηση και γνήσιο ενδιαφέρον για να βοηθήσει τον υπάλληλο να βελτιωθεί και να αριστεύσει.

Η σημασία της ανατροφοδότησης

Με την ανατροφοδότηση οι υπάλληλοι:

• Πληροφορούνται σε ποιους τομείς μπορούν να βελτιωθούν και θέτουν συγκεκριμένους στόχους με τους οποίους καλύπτουν τυχόν αδυναμίες τους.

• Παρωθούνται, αφού οι επιτυχίες τους αναγνωρίζονται και ταυτόχρονα λαμβάνουν βοήθεια για να βελτιωθούν εκεί όπου παρουσιάζουν αδυναμίες.

• Αισθάνονται περισσότερο δεσμευμένοι με τον οργανισμό και πιο ικανοποιημένοι από τη δουλειά τους. Με τον τρόπο αυτό, πολύ λίγοι εγκαταλείπουν την εργασία τους για να εργοδοτηθούν αλλού.

• Εντοπίζουν εργασίες στις οποίες μπορούν να επεκτείνουν τις γνώσεις και εμπειρίες τους, αυξάνοντας έτσι τις δυνατότητες ανέλιξής τους.

• Ενθαρρύνονται να επικοινωνούν ελεύθερα με τους προϊσταμένους και τους συναδέλφους τους. Έτσι τυχόν προβλήματα και διαφωνίες λύνονται πιο εύκολα.

Για μια πετυχημένη ανατροφοδότηση

Για να πετύχει μια ανατροφοδότηση αυτή πρέπει να:

• Γίνεται σε κατάλληλη στιγμή, δηλαδή μετά από μια επιτυχία του υπαλλήλου ή μετά τον εντοπισμό κάποιων αδυναμιών του οι οποίες χρήζουν βελτίωσης.

• Διεξάγεται με σαφήνεια και ακρίβεια. Π.χ. αντί «οι αναφορές σου χρειάζονται βελτίωση», καλύτερα «σε συμβουλεύω να προσέξεις περισσότερο την ορθογραφία και τη σύνταξη στις αναφορές σου».

• Είναι ισοζυγισμένες όσον αφορά τις επιτυχίες και τις αδυναμίες του υπαλλήλου. Οι προϊστάμενοι πρέπει να αρχίζουν πάντοτε με τις επιτυχίες. Με τον τρόπο αυτόν οι υπάλληλοι δέχονται ευκολότερα νουθεσίες για βελτίωση.

• Γίνεται με εποικοδομητικό τρόπο. Οι προϊστάμενοι πρέπει να αποφεύγουν την αυστηρή κριτική που δυνατόν να θίξει προσωπικά τον υπάλληλο.

• Περιλαμβάνει ενθάρρυνση των υπαλλήλων, να ανοίγουν την καρδιά τους στους προϊσταμένους τους και να τους αποκαλύπτουν τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν. Οι προϊστάμενοι πρέπει να ακούνε με προσοχή τα προβλήματα των υπαλλήλων τους, επιδεικνύοντας κατανόηση και ενσυναίσθηση.

• Συνδέεται με συγκεκριμένους στόχους των υπαλλήλων, τους οποίους οι προϊστάμενοί τους θα πρέπει να τους βοηθούν να υλοποιούν.

• Είναι μια συνεχής διαδικασία και δεν πρέπει να γίνεται σποραδικά. Η συνεχής ανατροφοδότηση οδηγεί σε συνεχή βελτίωση των υπαλλήλων.

Δοκιμασμένες πρακτικές

Η σωστή διαδικασία για μια πετυχημένη ανατροφοδότηση περιλαμβάνει και τα εξής:

Επιλογή κατάλληλου τόπου και χρόνου

Η ανατροφοδότηση πρέπει να γίνεται σε κατάλληλο χώρο όπου θα μπορεί να διασφαλιστεί η εμπιστευτικότητα των όσων θα διαμειφθούν. Επίσης δεν πρέπει να υπάρχουν διακοπές, όπως επισκέψεις άλλων προσώπων, τηλεφωνήματα, μηνύματα κ.λπ. Τέλος πρέπει να επιλέγεται και ο κατάλληλος χρόνος ούτως ώστε ούτε ο υπάλληλος ούτε ο προϊστάμενός του να βιάζονται να τελειώσουν.

Προετοιμασία

Πριν την ανατροφοδότηση πρέπει ο προϊστάμενος να προετοιμαστεί κατάλληλα, συγκεντρώνοντας στοιχεία και αποδείξεις στα οποία θα στηρίξει την ανατροφοδότησή του.

Ανατροφοδότηση - σάντουιτς

Ο προϊστάμενος αρχίζει συγχαίροντας τον υπάλληλο για τις επιτυχίες του. Ακολούθως του αναφέρει τις αδυναμίες του και τελειώνει με θετικές παρατηρήσεις και ενθαρρυντικά σχόλια.

Αποφυγή υποθέσεων

Ο προϊστάμενος πρέπει να επικαλείται χειροπιαστά στοιχεία (υπέρ και κατά), αποφεύγοντας υποθέσεις για τις προθέσεις και τα κίνητρα του υπαλλήλου.

Ανοικτές ερωτήσεις

Υποβάλλονται μόνο ανοικτές ερωτήσεις, προκαλώντας έτσι τον υπάλληλο να εκφέρει την άποψή του. Π.χ. «πώς νομίζεις ότι μπορείς να βελτιωθείς σ’ αυτόν τον τομέα»;

Αυτοκριτική

Οι υπάλληλοι πρέπει να ενθαρρύνονται να κάνουν αυτοκριτική και αυτο-αξιολόγηση και να εισηγούνται οι ίδιοι τρόπους βελτίωσης.

Προσοχή στη «γλώσσα του σώματος»

Οι προϊστάμενοι πρέπει να είναι προσεκτικοί όσον αφορά το ύφος τους και τις χειρονομίες τους, αφού η «γλώσσα του σώματος» πολλές φορές υπερισχύει των όσων αυτοί λένε.

Βοήθεια

Αφού συμφωνηθούν οι στόχοι, ο προϊστάμενος οφείλει να προσφέρει στον υπάλληλο τα μέσα που χρειάζεται για να βελτιωθεί (π.χ. εκπαίδευση, πρακτική εξάσκηση, διορισμός μέντορα κ.λπ.).

Σημειώσεις

Μετά την ανατροφοδότηση ο προϊστάμενος πρέπει να ετοιμάζει ένα μνημόνιο στο οποίο θα καταγράφει το τι διημείφθη κατά τη διάρκειά της, ούτως ώστε να είναι ευκολότερη η παρακολούθηση της προόδου του υπαλλήλου.

Παρακολούθηση προόδου

Οι προϊστάμενοι πρέπει να παρακολουθούν σε τακτά χρονικά διαστήματα την πρόοδο των υπαλλήλων και, αν χρειάζεται, να τους συμβουλεύουν και να τους βοηθούν.

Επίλογος

Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση είναι ο θεμέλιος λίθος για την πρόοδο κάθε υπαλλήλου. Όταν αυτή διεξάγεται με προσοχή και ακρίβεια, οι υπάλληλοι αριστεύουν και είναι πιο αφοσιωμένοι στη δουλειά τους. Ανατροφοδότηση δεν σημαίνει παρατηρήσεις και προειδοποιήσεις, αλλά στοχεύει στη βελτίωση των υπαλλήλων και στη δημιουργία μιας κουλτούρας αλληλοκατανόησης και συνεχούς προόδου. Εφαρμόζοντας τις τεχνικές που αναφέρθηκαν πιο πάνω, οι υπάλληλοι ενδυναμώνονται και προετοιμάζονται για να θριαμβεύουν.

* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού