Φόρμα αναζήτησης

Διαχείριση των γνώσεων των υπαλλήλων

Στόχος της «Διαχείρισης της Γνώσης» (ΔΤΓ) – Knowledge Management, είναι ο εντοπισμός, η δημιουργία, η διάχυση και η υιοθέτηση των γνώσεων που κατέχουν οι υπάλληλοι και των πληροφοριών που υπάρχουν στα διάφορα εγχειρίδια, με απώτερο σκοπό αυτές να συμβάλουν στην επίτευξη των στρατηγικών επιδιώξεων του οργανισμού, όπως η βελτίωση της απόδοσης, η αντιμετώπιση του ανταγωνισμού, η καινοτομία κ.λπ.

ΔΤΓ vs εκπαίδευση

Πολλές φορές η ΔΤΓ και η εκπαίδευση του προσωπικού επικαλύπτονται. Μια προσεκτική όμως ματιά στην πρώτη θα μας κάνει να αντιληφθούμε τη διαφορετικότητά της, αφού αυτή δίνει περισσότερη σημασία στην προσπάθεια για διάχυση της γνώσης.

Τι περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα ΔΤΓ

Από τότε που η ΔΤΓ άρχισε να αποτελεί ξεχωριστό πανεπιστημιακό κλάδο στις αρχές της δεκαετίας 1990, αναπτύχθηκαν πολλές παραλλαγές γι’ αυτήν, κάθε μια από τις οποίες εκφράζει τις δικές της θέσεις και απόψεις. Όλες όμως συμφωνούν ότι ένα πρόγραμμα ΔΤΓ πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής:

  • Γνώσεις που αφορούν την τεχνολογία, και ειδικότερα αυτές που συμβάλλουν στην ανάπτυξη και διάχυση των γνώσεων.
  • Γνώσεις που αφορούν την οργάνωση της επιχείρησης, η οποία πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνεται η διάχυση των γνώσεων αυτών.
  • Γνώσεις που αφορούν την οικολογία, δηλαδή την αλληλεπίδραση του προσωπικού, της εταιρικής κουλτούρας, των γνώσεων και του περιβάλλοντος, ώστε αυτά να συμβάλλουν στη βελτίωση του οικοσυστήματος.

Ρητές και άρρητες γνώσεις

Όσον αφορά το είδος των γνώσεων, αυτές χωρίζονται σε:

  • Ρητές, δηλαδή γνώσεις που ένα πρόσωπο κατέχει ενσυνείδητα και μπορεί εύκολα να μεταδώσει σε άλλους, και
  • Άρρητες, δηλαδή γνώσεις που ασυναίσθητα κατέχει κάποιος, γι’ αυτό και είναι δύσκολο να τις μεταδώσει σε άλλους.

Οι αρχικές μελέτες σχετικά με τη ΔΤΓ εισηγούνταν τη μετατροπή των άρρητων γνώσεων σε ρητές και των ρητών σε άρρητες, ούτως ώστε και τα δύο είδη γνώσεων να γίνονται κτήμα όλων των εργαζομένων. Κατοπινές όμως μελέτες υποστήριξαν ότι η διαδικασία αυτή είναι υπεραπλουστευμένη, αφού για να καταστεί μια γνώση ρητή πρέπει πρώτα να μετατραπεί σε πληροφορία και να τυποποιηθεί, γεγονός που δεν συνάδει με τον ορισμό της άρρητης γνώσης.

Ενθάρρυνση ΔΤΓ

Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν διάφορα μέσα για να προωθήσουν τη ΔΤΓ. Ορισμένα από τα μέσα αυτά είναι τα εξής:

  • παροχή χρηματικών αμοιβών, σε όσους μοιράζονται τις γνώσεις τους με άλλους
  • δημιουργία ομάδων ενημέρωσης, για μετατροπή των άρρητων γνώσεων σε ρητές
  • δημιουργία αρχείων γνώσεων, στα οποία συγκεντρώνονται οι καλές πρακτικές, καθώς και αρχείων εξειδικευμένων γνώσεων, στα οποία να έχει πρόσβαση όλο το προσωπικό
  • διαμόρφωση των χώρων εργασίας, με τέτοιο τρόπο ώστε να ενισχύεται η αλληλοενημέρωση των υπαλλήλων.

Οφέλη

Με τα πιο πάνω μέσα, και με πολλά άλλα, οι οργανισμοί στοχεύουν στην:

  • ανάπτυξη νέων προϊόντων και υπηρεσιών
  • επιτάχυνση της διαδικασίας ανάπτυξης τέτοιων προϊόντων και υπηρεσιών
  • αύξηση της παραγωγικότητας
  • προώθηση της καινοτομίας
  • βελτίωση των δεξιοτήτων όλου του προσωπικού
  • ελευθερία κινήσεων στους υπαλλήλους όσον αφορά την πρόσβαση στις πηγές πληροφοριών, και
  • αντιμετώπιση δισεπίλυτων προβλημάτων.

Στα πιο πάνω πρέπει να προστεθεί και το γεγονός ότι οι γνώσεις που υπάρχουν σε έναν οργανισμό (ρητές και άρρητες), είναι ανεξάντλητες και δεν χάνονται όταν μεταφέρονται από ένα πρόσωπο σε άλλο. Αντίθετα, αν δεν γίνει σωστή διάχυση και αξιοποίησή τους, θα παραμείνουν κτήμα των λίγων που τις κατέχουν και τελικά θα χαθούν όταν αυτοί θα αφυπηρετήσουν ή θα φύγουν από τον οργανισμό.

Πότε μεταδίδονται οι γνώσεις και πότε όχι

Πρόσφατη έρευνα, τα αποτελέσματα της οποίας δημοσιεύτηκαν στο Journal of Organizational Behaviour, έδειξε τα εξής όσον αφορά το πότε οι υπάλληλοι είναι πρόθυμοι να μοιραστούν τις γνώσεις τους με τους συναδέλφους τους και πότε όχι:

  • Πότε τις μοιράζονται

Συνήθως οι υπάλληλοι μοιράζονται τις γνώσεις τους με τους συναδέλφους τους είτε γιατί αυτό τους ικανοποιεί, είτε γιατί αναμένουν να ανταμειφθούν (ή να μην τιμωρηθούν σε περίπτωση που θα αρνηθούν). Στην πρώτη περίπτωση οι υπάλληλοι είναι πιο πρόθυμοι να μοιραστούν τις γνώσεις τους, ενώ στη δεύτερη η προθυμία τους είναι περιορισμένη, ειδικότερα όταν το κάνουν επειδή είναι υποχρεωμένοι να το κάνουν.

  • Η προθυμία εξαρτάται από το είδος της εργασίας

Η διάχυση της γνώσης διαφέρει από εργασία σε εργασία. Αυτή είναι μεγαλύτερη όταν η εργασία είναι ενδιαφέρουσα και συναρπαστική ή όταν ο υπάλληλος που ασχολείται με αυτήν απολαμβάνει μεγάλο βαθμό αυτονομίας. Με αυτό εξυπακούεται ότι η διάχυση είναι λιγότερη για γνώσεις που αφορούν εργασία ρουτίνας ή όταν υπάρχει αυστηρός έλεγχος.

  • Αλληλεξάρτηση

Οι ρητές και οι άρρητες γνώσεις δημιουργούν ένα πλέγμα αλληλεξάρτησης μεταξύ των υπαλλήλων. Ένας υπάλληλος που χρειάζεται συχνά τις γνώσεις των συναδέλφων του για να διεκπεραιώσει την εργασία του είναι περισσότερο πρόθυμος να μοιραστεί τις δικές του γνώσεις με άλλους. Στον αντίποδα, ένας υπάλληλος από τον οποίο οι συνάδελφοί του συνεχώς ζητούν βοήθεια, πιθανόν να αντιδράσει αφού κάτι τέτοιο τον εμποδίζει στη διεκπεραίωση της δικής του δουλειάς.

Επίλογος

Ένα αποτελεσματικό σύστημα ΔΤΓ είναι απαραίτητο σε κάθε οργανισμό. Το σύστημα αυτό θα πρέπει να ενθαρρύνει και όχι να υποχρεώνει τους υπαλλήλους να αλληλοενημερώνονται. Πρέπει να υπάρχουν λεπτομερή εγχειρίδια τα οποία να περιέχουν τις ρητές γνώσεις και η κουλτούρα του οργανισμού να είναι τέτοια ώστε οι υπάλληλοι να αυτοπαρωθούνται όταν μοιράζονται τις άρρητες γνώσεις τους με τους συναδέλφους τους. Τέλος οι εργασίες του οργανισμού πρέπει να σχεδιάζονται με τέτοιο τρόπο ώστε οι υπάλληλοι να είναι πρόθυμοι να μεταδίδουν τις γνώσεις τους στους συναδέλφους τους.

* Αφυπηρετήσαντος (2006) ανώτερου διευθυντή της Λαϊκής Τράπεζας και fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου

Οι ιδιοκτήτες της ιστοσελίδας www.politis.com.cy διατηρούν το δικαίωμα να αφαιρούν σχόλια αναγνωστών, δυσφημιστικού και/ή υβριστικού περιεχομένου, ή/και σχόλια που μπορούν να εκληφθεί ότι υποκινούν το μίσος/τον ρατσισμό ή που παραβιάζουν οποιαδήποτε άλλη νομοθεσία. Οι συντάκτες των σχολίων αυτών ευθύνονται προσωπικά για την δημοσίευση τους. Αν κάποιος αναγνώστης/συντάκτης σχολίου, το οποίο αφαιρείται, θεωρεί ότι έχει στοιχεία που αποδεικνύουν το αληθές του περιεχομένου του, μπορεί να τα αποστείλει στην διεύθυνση της ιστοσελίδας για να διερευνηθούν.