Φόρμα αναζήτησης

Αποτελεσματική ομαδική εργασία

ΓΡΑΦΕΙ

ΔΗΜΗΤΡΗΣ ΕΡΓΑΤΟΥΔΗΣ*

Κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του 1960 ο αμερικανός σύμβουλος επιχειρήσεων Albert S. Humphrey (1926-2005), ανέπτυξε στο Ινστιτούτο Ερευνών Στάνφορντ, τη θεωρία του «Team Action Management» (σε ελεύθερη μετάφραση «Αποτελεσματική Ομαδική Εργασία»).

Πρόκειται για μια μέθοδο η οποία, ενθαρρύνει, βήμα προς βήμα, τους ανθρώπους να εργάζονται μαζί, ως μέλη μιας ομάδας. Αν ακολουθηθούν πιστά οι κανόνες της θεωρίας, ο εισηγητής της, εγγυάται πλήρη επιτυχία στο έργο που θα αναλάβει η ομάδα, αφού, εκτός των άλλων, αυτή συμβάλλει και στην επίλυση προβλημάτων που οφείλονται στην ανθρώπινη συμπεριφορά.

Η επιτυχία ενός οργανισμού μπορεί να θεωρείται εξασφαλισμένη μόνο όταν αυτός γνωρίζει επακριβώς τι πρέπει να αλλάξει για να βελτιωθεί. Από τη στιγμή που θα αποφασιστεί τι πρέπει να αλλάξει, οι αλλαγές θα ανατεθούν, υπό μορφή έργου, σε μια ομάδα ανθρώπων, οι οποίοι πρέπει να εργαστούν μεθοδικά, προγραμματισμένα και αποτελεσματικά, προκειμένου να υλοποιηθούν οι αποφασισθείσες αλλαγές.

Η δυναμική της ομάδας

Σύμφωνα με τον Humphrey, εξαρτάται από την ομάδα που αναλαμβάνει να επιφέρει τις αλλαγές, κατά πόσο το έργο θα συμπληρωθεί ή θα διακοπεί. Δυστυχώς, μια καλή προσέγγιση μπορεί να καταστραφεί από μια κακή δυναμική της ομάδας αυτής. Η κακή αυτή δυναμική μπορεί να οδηγήσει σε ανακρίβειες και αναποφασιστικότητα, οι οποίες, με τη σειρά τους, θα ανατρέψουν τον προγραμματισμό και τα έξοδα θα υπερβούν τον εγκριθέντα προϋπολογισμό. Και ακόμη χειρότερα, πιθανόν το έργο να μην τελειώσει ποτέ. Είναι όλα αυτά τα προβλήματα που έρχεται να προλάβει η θεωρία του Humphrey, αφού με αυτή βελτιστοποιείται η δυναμική της ομάδας, με αποτέλεσμα τα μέλη της να είναι πιο αποτελεσματικά και πιο παραγωγικά. Τελικό αποτέλεσμα, η εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων.

Η εφαρμογή της θεωρίας

Η θεωρία εφαρμόζεται σε όλες τις ομάδες στις οποίες συμμετέχουν άνθρωποι. Μπορεί να είναι μια επιτροπή, ένα συμβούλιο, μια ομάδα εργασίας, ένα διοικητικό συμβούλιο κ.λπ. Βασική προϋπόθεση για επιτυχή έκβαση του έργου που θα αναλάβει η ομάδα, είναι η συμφωνία και η δέσμευση όλων των εμπλεκομένων.

Οι τρεις φάσεις της θεωρίας

Η εφαρμογή της θεωρίας γίνεται σε τρεις φάσεις. Για κάθε φάση ορίζεται συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα.

  • 1η Φάση προγραμματισμός
  • Στην πρώτη συγκέντρωση της ομάδας, ο επικεφαλής της παρουσιάζει την ημερήσια διάταξη και εξηγεί τους σκοπούς του έργου που ανατέθηκε σ’ αυτήν, και το πρόγραμμα υλοποίησής του, αναλύοντας τα αναμενόμενα αποτελέσματα.
  • Τα μέλη της ομάδας και το βοηθητικό προσωπικό εκπαιδεύονται σχετικά με τη διαδικασία που θα ακολουθηθεί και ενημερώνονται για τα καθήκοντα και τις υποχρεώσεις τους.
  • Τα μέλη συγκεντρώνουν λογιστικά στοιχεία σχετικά με το έργο και υποβάλλουν προτάσεις αναφορικά με τον προγραμματισμό υλοποίησής του.

 

  • 2η Φάση προγραμματισμός
  • Η ομάδα συνεδριάζει υπό την προεδρία του βοηθού τού επικεφαλής, ενώ ο τελευταίος παρευρίσκεται στη συνεδρία και καθοδηγεί την ομάδα. Στη συνάντηση αυτή αποφασίζεται το τελικό πρόγραμμα που θα ακολουθηθεί και ο έλεγχος προόδου που θα εγγυάται το αίσιο πέρας του έργου.
  • Οι αποφάσεις που θα ληφθούν υποβάλλονται στις ανώτερες αρχές του οργανισμού οι οποίες και εγκρίνουν την υλοποίηση του έργου.

 

  • 3η Φάση υλοποίηση

Η ομάδα συνεδριάζει σε τακτά χρονικά διαστήματα και παρακολουθεί την πρόοδο υλοποίησης του έργου. Των συσκέψεων προεδρεύει ο βοηθός τού επικεφαλής του έργου, ενώ ο τελευταίος παρευρίσκεται στις συνεδριάσεις και δίνει τις κατευθυντήριες γραμμές στην ομάδα.

Παράγοντες επιτυχίας

Για να πετύχει η ομάδα στο έργο της, πρέπει πρώτα να συγκεντρώσει τα πιο κάτω στοιχεία:

  • Με ποια προϊόντα/υπηρεσίες ασχολείται ο οργανισμός και πώς αυτά μπορούν να βελτιωθούν.
  • Ποια η διαδικασία παραγωγής/προώθησης αυτών των προϊόντων/υπηρεσιών.
  • Ποιοι αγοράζουν αυτά τα προϊόντα/υπηρεσίες και τι είναι εκείνο που τους κάνει να τα προτιμούν.
  • Πώς αποθηκεύονται τα προϊόντα/υπηρεσίες και πώς φτάνουν στους καταναλωτές.
  • Ποιο το μέγεθος του προϋπολογισμού υλοποίησης του έργου και πώς θα ελέγχονται οι εισροές/εκροές.
  • Ποιο το οργανόγραμμα του οργανισμού και πώς αυτός διοικείται.

Για κάθε ένα από τα πιο πάνω θα πρέπει να διερευνηθεί πώς αυτά μπορούν να βελτιωθούν.

Επίλογος

Η βελτίωση της απόδοσης ενός οργανισμού ξεκινά με ενδελεχή έρευνα όλων των δραστηριοτήτων του. Εκείνων των ανθρώπων της πρώτης γραμμής μέχρι και εκείνων του ανώτατου εκτελεστικού διευθυντή. Η επιτυχία θεωρείται εξασφαλισμένη όταν όλοι οι εργαζόμενοι στον οργανισμού αντιληφθούν τη σημασία της ομαδικής εργασίας και αφοσιωθούν στο έργο που θα τους ανατεθεί. Η θεωρία της «Αποτελεσματικής Ομαδικής Εργασίας» έχει εφαρμοστεί με επιτυχία στην πράξη. Τρανή απόδειξη είναι οι πετυχημένες συγχωνεύσεις μεγάλων οργανισμών και η διάσωση οργανισμών οι οποίοι αντιμετώπιζαν σοβαρά οικονομικά προβλήματα. Μπορεί να έχουν περάσει πέραν των 50 χρόνων από τότε που ο Humphrey παρουσίασε τη θεωρία του, όμως υπάρχουν ακόμη και σήμερα οργανισμοί που την εφαρμόζουν με μεγάλη επιτυχία.

* Αφυπηρετήσαντος (2006) ανώτερου διευθυντής της Λαϊκής Τράπεζας και fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου

Οι ιδιοκτήτες της ιστοσελίδας www.politis.com.cy διατηρούν το δικαίωμα να αφαιρούν σχόλια αναγνωστών, δυσφημιστικού και/ή υβριστικού περιεχομένου, ή/και σχόλια που μπορούν να εκληφθεί ότι υποκινούν το μίσος/τον ρατσισμό ή που παραβιάζουν οποιαδήποτε άλλη νομοθεσία. Οι συντάκτες των σχολίων αυτών ευθύνονται προσωπικά για την δημοσίευση τους. Αν κάποιος αναγνώστης/συντάκτης σχολίου, το οποίο αφαιρείται, θεωρεί ότι έχει στοιχεία που αποδεικνύουν το αληθές του περιεχομένου του, μπορεί να τα αποστείλει στην διεύθυνση της ιστοσελίδας για να διερευνηθούν.